Cuando los procesos impiden que un cliente reciba oportunamente un producto o servicio, deben ser mejorados de inmediato.
¿Te suena la palabra burocracia? . . . seguro que sí e inmediatamente piensas en las empresas públicas, pero resulta que la burocracia también abarca la empresa privada y la burocracia no es mala, en realidad es una estructura organizativa que establece unos procedimientos para cada actividad, lo malo es cuando se aplican estrictamente sin utilizar la lógica para el beneficio del cliente, es decir, que se rigen estrictamente por un orden establecido sin mirar que tan efectivo pueda ser.
Si tu observas que un proceso se hace muy engorroso e incluso inoperante, “simplifícalo”, comienza por eliminar los pasos o las actividades que no agreguen valor, y mejora las que tu consideres que sí pueden beneficiar.
Para mejorar determinado proceso dentro de tu oficina, empresa o negocio, revísalo muy bien y evalúa los pasos que lo conforman, ya que muchas veces se van añadiendo trámites que en algún momento son necesarios pero que después ocasionan trabas o retrasos.
Algunas personas piensan que si algo sale rápido no debe estar muy bien elaborado y permíteme decirte que están en un error, al igual que hay quienes creen que un reporte o un memorando debe ser largo y de varias páginas para ser explícito, pues también están equivocados.
En las empresas, todo lo que permita ahorrar tiempo es ganancia y si tu logras sintetizar un extenso texto en una sola página, lograrás que quien lo lea economice tiempo y eso va en beneficio de todos los pasos del proceso. (Un ejemplo de esto es la empresa Procter & Gamble que exige que los memorandos no pasen de una página).
Que se Obtiene Cuando Simplificamos los Procesos
- Se logra mejor eficacia, eficiencia y efectividad
- Se trabaja de manera mas fácil
- Se reducen los costos
- Aumenta la calidad
- Se elimina el traslado de culpas entre los participantes del proceso
- Aumenta la satisfacción del cliente
- Aumentan las ganancias
Entonces, no te conformes con que algo se está haciendo de alguna manera porque “siempre se ha hecho así”, analízalo con lógica, utiliza el ingenio y decide si lo puedes simplificar y mejorar.
Como puedes ver, el hacer las cosas rápido y bien está a tu alcance y dependerá de que revises y mejores los procedimientos.
Saludos. Hasta Pronto
