La reunión es un instrumento de apoyo que bien llevado, puede aportar muchos beneficios a los equipos de trabajo. Sin embargo seguramente habrás asistido a reuniones que te han parecido una tortura, que muy lejos de ayudar a mejorar la empresa se convierten en una verdadera pérdida de tiempo. Aquí te doy alguna ideas para lograr reuniones efectivas.
Estudios reflejan que las empresas utilizan entre el 25 y el 75% del tiempo del trabajo en reuniones, es decir que en el día de hoy que estás leyendo este artículo se han celebrado o se están celebrando millones de reuniones en el mundo entero.
Tipos de Reuniones
Pueden ser formales o informales, dependiendo de la manera en que se realicen y de la trascendencia de los temas a tratar. Es recomendable que antes de convocar a una reunión, se consideren las otras opciones de comunicación existentes, (e-mail, llamada telefónica, memorando, informe, whatsApp, Trello), ya que posiblemente sean mas efectivas que una reunión y le ahorran a la empresa tiempo y dinero.
La calidad de una reunión depende de varios factores como:
· Puntualidad
· Liderazgo
· Comunicación
· Motivación
· Orden
· Negociación
· Solución de problemas
· Toma de decisiones
· Administración del tiempo
Úsalas, pero no abuses ya que perderías sus beneficios. Si no te queda más alternativa que realizar una reunión debes planificarla bien.
En una Reunión Cuida de:
· La finalidad
· El contenido
· Los asistentes
· El material a distribuir
· La fecha
· La duración
Esta última se debe considerar con mucho cuidado ya que es una variable muy susceptible a no controlarse y puede llevar a que la reunión pierda todo su efecto.
Si por razones inevitables, se debe extender por mas de dos horas, incluye entonces recesos de 10 minutos, proyecta un video, ofrece refrigerios.
Consejos Para Reuniones Lograr Reuniones Efectivas:
- Procurar iniciar puntualmente.
- Establecer el orden del día.
- Al iniciar se recomienda establecer la duración de la reunión.
- Evitar que los participantes se aparten del tema.
- Si se prolongara por más de dos horas es recomendable hacer pausas (refrigerios, videos, etc.).
- Debe existir control en la reunión, los que deseen hablar deben pedir la palabra.
- Es recomendable escuchar todos los planteamientos.
- Se debe atajar cualquier discusión que se torne personal.
- Registrar las decisiones por escrito.
- Las decisiones complejas que merezcan estudio, se remiten a un equipo de trabajo.
- Procurar concluir la reunión en buen ambiente.
- Es indispensable llevar un seguimiento a los acuerdos de las reuniones
Después de la pandemia, se incrementó la modalidad de reuniones con Zoom, Skype, Google Meet y por lo visto esto es hoy en día una herramienta poderosísima que bien empleada te permitirá tener a tu equipo permanentemente en contacto e informado.
También Puedes Hacer tus Reuniones de Trabajo Virtuales
Las reuniones de trabajo virtuales ofrecen varias ventajas, especialmente en el contexto actual de trabajo remoto y globalizado. Aquí tienes cuatro ventajas clave:
- Ahorro de tiempo y costos: Al eliminar la necesidad de desplazarse a una ubicación física, los participantes ahorran tiempo y dinero en transporte. Esto también permite una mayor flexibilidad en la programación, ya que no hay que considerar el tiempo de traslado.
- Mayor flexibilidad geográfica: Las reuniones virtuales permiten que personas de diferentes ubicaciones geográficas puedan participar sin restricciones. Esto facilita la colaboración entre equipos distribuidos en distintas ciudades o incluso países, mejorando la comunicación y la colaboración global.
- Mayor comodidad y reducción de distracciones externas: Los participantes pueden unirse a las reuniones desde un entorno cómodo y familiar, lo que puede reducir las distracciones de una oficina física. Además, las reuniones virtuales tienden a ser más enfocadas y estructuradas, ya que los participantes son más conscientes de que su tiempo está limitado.
- Facilidad para grabar y compartir información: Las reuniones virtuales suelen grabarse fácilmente, lo que permite a los participantes que no pudieron asistir revisar la discusión en otro momento. También facilita la distribución de materiales de la reunión, como presentaciones o documentos, con solo unos clics.
Estas ventajas hacen que las reuniones virtuales sean una opción atractiva para muchas empresas y equipos que buscan mejorar la eficiencia y la flexibilidad en su comunicación. ¿Tienes alguna experiencia positiva o negativa con reuniones virtuales?
En fin, la reunión será una herramienta que dándole buen uso te permitirá acercar a tu equipo y seguramente obtener resultados de calidad.
